Il sollecito di pagamento è un documento che può essere inviato al debitore per ricordargli di effettuare, entro dei tempi stabiliti, un pagamento rimasto insoluto di beni o servizi già forniti.
Questa richiesta deve indicare tutte le informazioni che riguardano l’importo dovuto non ancora pagato. Vediamo come e quando inviare un sollecito di pagamento per recuperare un’insolvenza da parte di un cliente.
Quando viene inviato un sollecito di pagamento?
Il sollecito di pagamento può avvenire solo quando si è superata la scadenza entro la quale il debitore era tenuto ad adempiere.
Non è quindi possibile inviare una lettera di sollecito con una pretesa di pagamento prima del termine indicato o concordato o stabilito nel contratto.
Quando l’importo dovuto si basa su una fattura, i termini di pagamento sono di solito indicati nella stessa. In assenza di un termine di pagamento indicato in fattura, si può conteggiare come valida la tempistica entro la quale per prassi vengono solitamente saldate le fatture, ovvero tra i 30 e i 60 giorni.
Riassumendo, quindi, la lettera di sollecito è uno strumento formale la cui richiesta ferma il termine di prescrizione dei debiti dei clienti, che in questo modo ricomincia da capo. Dunque, anche se non si riceve il pagamento della somma dovuta, il sollecito resta comunque importante per evitare la perdita del diritto a pretendere il pagamento delle somme spettanti.
Come viene realizzato un sollecito di pagamento?
Il mancato pagamento può accadere sia per una dimenticanza che per una momentanea carenza di liquidità. Prima di scrivere una lettera di sollecito di pagamento formale, si potrebbe valutare di richiedere il saldo al cliente tramite email o telefonata, in modo da chiedere chiarimenti e stabilire la ragione del ritardo. È bene accertarsi che l’importo dovuto sia effettivamente insoluto perché, in caso di sollecito ingiustificato, il cliente potrà rispondere con una lettera di risposta a sollecito di pagamento non dovuto con la quale dimostra l’avvenuto adempimento ovvero le eventuali situazioni che lo rendono impossibile.
Se questo comportamento non sortisce alcun effetto puoi compilare la tua lettera di sollecito pagamento inserendo tutte le informazioni più importanti in modo chiaro e dettagliato e mantenendo un tono cortese e professionale.
Cosa succede dopo un sollecito di pagamento?
Il sollecito del pagamento rappresenta la prima azione che un creditore può compiere per recuperare l’importo insoluto. Anche se non esiste un numero prestabilito di solleciti da inviare, se ne eseguono di solito tre. Dopo l’ultimo sollecito di pagamento rimasto irrisolto si passa alla costituzione in mora.
- Andando per ordine, la prima lettera di sollecito di pagamento rappresenta una richiesta informativa che funge da promemoria al cliente del debito in sospeso e rimandi ai dati principali dell’inadempimento, quali importo, numero fattura/rata e modalità di pagamento. In caso questo tentativo venga ignorato, puoi procedere con l’invio del secondo sollecito riportando il riferimento della precedente lettera.
- Dovrai inserire gli estremi del debito anche nel secondo sollecito, evidenziando la scadenza del pagamento. Se anche in seguito a questa lettera, il pagamento dovesse continuare a non arrivare, è possibile rivolgersi a un avvocato che procederà con l’invio dell’ultima richiesta di sollecito di pagamento.
- La terza lettera dovrà infine contenere la stessa richiesta con toni più decisi e perentori. In questa terza comunicazione di sollecito, qualora l’insoluto deriva da fattura e la stessa abbia un importo superiore a 77,47 euro, è obbligatorio pagare la marca da bollo pari a 2,00 euro.
L’ultima lettera di sollecito rispetto alle precedenti ha anche lo scopo di mettere in mora il debitore, ovvero di pretendere gli interessi maturati sul mancato pagamento dalla data di scadenza a quella di effettivo adempimento. È importante notare che gli interessi di mora vengono calcolati in base al tasso fissato dalla Banca Centrale Europea.
Lo sapevi che…
Qualsiasi soggetto può scrivere ed inviare un sollecito di pagamento, per cui non è obbligatoria la presenza di un avvocato per mandare avanti la pratica.
