Paperless: significato, applicazioni e soluzioni per l’eliminazione dei documenti cartacei

Negli ultimi anni, le aziende sono spesso alla ricerca di soluzioni per migliorare la propria efficienza e ridurre l’impatto ambientale. Un ottimo modo per raggiungere questo obiettivo è quello di implementare i processi di digitalizzazione eliminando la carta.

Se nel paperless il significato è proprio quello di passare dal cartaceo al digitale e la tecnologia permette di farlo facilmente, molte aziende non si sono ancora aggiornate in questo senso.

Il motivo può tanto essere l’inconsapevolezza dei vantaggi che offre il paperless quanto il timore all’idea di passare a processi completamente nuovi.

Tuttavia, come vedremo a breve, i benefici del paperless sono davvero tanti e riguardano tra gli altri, oltre alla sostenibilità ambientale, l’aumento della produttività aziendale, la semplicità di archiviazione e una riduzione a lungo termine dei costi.

Paperless: come funziona

Se anche la normativa oggi permette nella maggior parte dei casi di ricorrere a copie digitali dei documenti, mentre fino a non molto tempo fa venivano accettati solo in forma cartacea, per consentire ad un ufficio di diventare paperless, bisogna impegnarsi a trovare un metodo comune ed efficace per trasferire i documenti in digitale.

Oltre al trasferimento, che può avvenire su memorie esterne, su server o in cloud, è importante per ogni impiegato iniziare a creare i documenti direttamente in formato digitale. Per far sì che ciò avvenga, bisogna adottare delle procedure condivise sui software e gli archivi da usare per creare e conservare i documenti.

Quali sono i vantaggi delle soluzioni paperless?

I cosiddetti paperless benefit sono innumerevoli e ormai non c’è più ragione per cui un ufficio o un’organizzazione restino ancorati all’uso del cartaceo. Ecco a quali vantaggi si va incontro quando si sceglie il paperless.

Riduzione dei costi

Per grande o piccolo che sia, un ufficio senza carta porta ad un notevole risparmio rispetto ad uno che ne fa ampio uso. I costi non riguardano soltanto l’acquisto dei fogli in sé ma sono legati a:

manutenzione delle stampanti
inchiostro
toner
cancelleria
spese postali
archiviazione fisica

Soluzione eco-friendly

Ridurre la quantità di carta presente consente di creare un’azienda più sostenibile. Si stima che un dipendente medio utilizzi ben 10.000 fogli di carta da risma all’anno. Oltre alla carta, anche la produzione e lo smaltimento legati alla stampante, l’inchiostro e le cartucce d’inchiostro sono dannosi per l’ambiente.

L’approccio ecologico del paperless non ricade positivamente solo sul pianeta, ma aiuta anche l’immagine dell’azienda, che ne guadagnerà anche in termini di autorevolezza.

Migliore organizzazione e risparmio di tempo

Organizzare manualmente dei documenti e tenerne traccia in un archivio fisico richiede molto tempo. Una pila disordinata di documenti sparsi fa perdere tempo, soprattutto se si sta cercando qualcosa di specifico.

La disorganizzazione porta via energie e tempo che potrebbe essere speso diversamente. Usare il paperless significa semplificare le procedure e non rischiare di smarrire documenti importanti. Inoltre, un documento cartaceo, se dovesse necessitare di una modifica dovrebbe essere riscritto e ristampato, per apportare una modifica ad uno digitale occorrono solo pochi secondi.

Facilità di archiviazione

La gestione dei documenti paperless può aiutare a creare un ambiente privo di disordine e in cui è possibile archiviare, gestire e proteggere i documenti e le immagini digitalizzate senza occupare ulteriore spazio di archiviazione, rendendo chi vi lavora più produttivo ed efficiente.

A differenza dell’archiviazione tradizionale che può condurre ad errori con conseguenti difficoltà di ritrovamento in seguito, con il paperless per il recupero del file basta conoscere, ad esempio, la data di creazione del file, il nome dell’autore o delle parole presenti del documento, per ritrovarlo in pochi secondi.

Accesso ai documenti anche da remoto

Un altro lato positivo del paperless è il fatto che l’archivio digitale può essere consultato virtualmente da tutti, se si possiedono gli accessi. Anche se ci si trova in strada o fuori dall’orario di apertura dell’ufficio e con qualunque device connesso alla rete, è possibile accedere a qualsiasi cosa per avere sempre a portata di mano ogni informazione.

Ciò significa anche che solo chi ha il permesso di accedere può consultare i documenti, perciò i documenti diventano anche più sicuri contro la distribuzione non autorizzata di informazioni sensibili.

Protezione contro calamità naturali

Un altro vantaggio del paperless è il fatto che periodicamente si può creare un backup di tutti i documenti e conservarli online. Ciò permette all’archivio di restare al riparo da ogni possibile calamità naturale come incendi, inondazioni e terremoti. Anche in caso di disastro, non si perderanno dati e si potrà subito tornare operativi.

Quali sono le applicazioni principali delle soluzioni paperless?

Anche a causa del Covid, molte aziende hanno aggiornato i propri sistemi per permettere di gestire completamente in remoto molte operazioni. In questo senso si può allora affermare che si è avuta un’ulteriore spinta verso il paperless che si è manifestata in alcune applicazioni. Tra queste:

L’implementazione dell’interscambio di documenti EDI (Electronic Data Interchange). che permette la condivisione di dati tra i sistemi informatici di aziende che collaborano insieme.
La fatturazione elettronica (e-invoicing) è uno dei modi in cui meglio si esprime il paperless. Divenuta obbligatoria dal 2022, la fatturazione elettronica permette di ridurre i tempi di compilazione, gli errori e i costi legati alla liquidazione dei pagamenti.
Il pagamento di vari adempimenti fiscali elettronici, spesso associato all’accesso tramite sistemi OTP.
L’autenticazione dei documenti digitali tramite firma digitale, sicura e con piena validità legale.

Ogni grande ufficio o libero professionista può trovare giovamento dalle soluzioni paperless.

L’abbandono della carta in KRUK Italia

Sono ormai più di due anni che KRUK Italia ha introdotto nei suoi processi alcuni servizi che riducono l’utilizzo della carta, con l’obiettivo entro la fine del 2023 di eliminarla completamente.

Oggi, sulla piattaforma e-KRUK, è possibile firmare e archiviare digitalmente i documenti attraverso un sistema di e-signature. Inoltre, con l’introduzione del POS a fine 2021, i pagamenti digitali in presenza ora rappresentano il 65% del totale, con una notevole riduzione di contanti e, di conseguenza, di carta.

Il risparmio economico dovuto alla minore spesa per l’acquisto della carta, ha permesso a di dare vita alla foresta KRUK Italia, 100 alberi piantati da Milano alla Sicilia in collaborazione con ZeroCo2, che aumenteranno ogni anno sempre di più.

Lo sapevi che…

Un albero di media dimensione produce solamente 9.000 fogli A4. Inoltre, per la produzione di un singolo foglio, sono necessari circa 0,5l di acqua.
Il tasso di riciclo della carta è tra il 50 e il 60%: non tutta la carta, infatti, può essere riciclata e molta della carta che usiamo e che buttiamo negli appositi bidoni, rimane spazzatura.